Przygotowanie imprezy, takiej jak koncert czy zawody sportowe, wiąże się nie tylko ze szczegółowym planowaniem przebiegu wydarzenia, jego promocją i realizacją, ale także z pewnymi obowiązkami prawnymi, które ciążą na organizatorach. Są one niezwykle ważne, zwłaszcza gdy dany event zyskuje status imprezy masowej. Niedopełnienie wszystkich formalności może skutkować zablokowaniem organizacji wydarzenia, natomiast zignorowanie przepisów grozi karą kilkuletniego pozbawienia wolności. Wyjaśniamy, na czym polega prawna odpowiedzialność organizatora imprezy.
Podstawy prawne organizacji imprez masowych – najważniejsze przepisy
Każdy organizator eventów powinien zapoznać się z ustawą z 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych. To właśnie w tym akcie prawnym znajdziemy m.in. informację, że dane wydarzenie ma charakter imprezy masowej, gdy bierze w nim udział minimum 1000 osób na otwartej przestrzeni (np. na stadionie) oraz 500 osób w budynkach lub obiektach sportowych. W niektórych wyjątkach impreza może zostać potraktowana jako masowa, gdy gromadzi 300 lub 200 osób (imprezy sportowe podwyższonego ryzyka).
Imprezami masowymi nie są eventy organizowane w: teatrach, kinach, galeriach sztuki, filharmoniach, muzeach, placówkach oświatowych, a także eventy z udziałem sportowców niepełnosprawnych oraz zmagania sportowe dzieci i młodzieży. Planując przygotowanie imprezy masowej, warto pamiętać, że liczbę miejsc dla uczestników danego wydarzenia określa się na podstawie maksymalnej liczby osób, która może znaleźć się na terenie eventu. W tym przypadku znaczenie mają więc normy prawa budowlanego i przeciwpożarowego. Jeśli organizowane wydarzenie jest biletowane, pod uwagę bierze się maksymalną liczbę przygotowanych do sprzedaży wejściówek.
Organizacja wydarzeń – uzyskanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej
Podstawy prawne organizacji imprez masowych wskazują konieczność zdobycia pozwolenia na przeprowadzenie eventu jako jeden z najważniejszych obowiązków organizatora. Wspomnianą zgodę otrzymuje się na podstawie dokumentów złożonych do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta, w którym ma odbyć się wydarzenie.
Odpowiedni wniosek powinien obejmować: program i regulaminu eventu, plan obiektu (terenu), instrukcję przeciwpożarową oraz opinię na temat bezpieczeństwa, wydawaną przez policję, straż pożarną, pogotowie ratunkowe i państwowego inspektora sanitarnego. Wniosek należy złożyć najpóźniej 30 dni przed planowanym początkiem imprezy. Właściwy organ ma 7 dni, by wydać zezwolenie lub odmówić organizatorowi. Od negatywnej decyzji można się odwołać do samorządowego kolegium odwoławczego, które z kolei ma 4 dni na rozpatrzenie sprawy. Za zorganizowanie wydarzenia bez zezwolenia grozi kara nawet do 8 lat pozbawienia wolności.
Odpowiedzialność organizatora imprezy – dodatkowe informacje
Warto pamiętać, że organizacja wydarzeń wiąże się przede wszystkim z zapewnieniem bezpieczeństwa uczestnikom. W związku z tym na terenie imprezy muszą być obecne odpowiednio przeszkolone oraz wyposażone służby porządkowe i informacyjne. Organizator powinien również wybrać kierownika do spraw bezpieczeństwa, który zarządza działaniami służb. W przypadku imprez biletowanych, osoba organizująca dane wydarzenie musi wykupić ubezpieczenie OC, pokrywające ewentualne szkody poniesione przez uczestników. Trzeba zauważyć, że nawet jeśli event nie ma statusu imprezy masowej, organizatora nadal obowiązują m.in. przepisy dotyczące ochrony przeciwpożarowej.