Webinary dokonały rewolucji na rynku szkoleń. Umożliwiają przeprowadzenie skutecznego kursu branżowego bez generowania kosztów wynajmu sali. Wszystko odbywa się za pośrednictwem Internetu. Co jest potrzebne do webinaru, aby miał on największe szanse na sukces? Jak zorganizować płatny webinar, gdzie system transakcyjny i płynność transmisji muszą tworzyć wspólną całość? Jaki sprzęt stanowi absolutne minimum? Jak balansować uwagą uczestników, aby utrzymać ich zdolność koncentracji na wysokim poziomie przez długi czas? W poniższym artykule postaramy się odpowiedzieć na postawione tu pytania, oferując organizatorom skuteczne narzędzia do przygotowania webinaru. Zapraszamy do lektury 5 porad dla organizacji webinaru.
1. Precyzyjne określenie celu spotkania
Zanim zaczniemy kompletować sprzęt do webinarów, zdecydowanie warto poświęcić dłuższą chwilę na uświadomienie sobie celu spotkania. Pozwoli on na określenie grupy docelowej, do której skierujemy wysiłki marketingowe. Czy webinar ma mieć charakter wyłącznie informacyjny, czy musi łączyć w sobie również prezentację określonego produktu lub usługi? Jakimi potrzebami kieruje się wybrana grupa docelowa odbiorców? Z czym mają problemy i jak można je rozwiązać? Organizując webinar krok po kroku, nie możemy zapominać o fundamentach w postaci spersonalizowanej, atrakcyjnej treści. Webinary bardzo często budują markę i służą poprawie wizerunku firmy, stając się zarazem jej wizytówką.
2. Przygotowanie merytoryczne
Odpowiedź na pytanie, jak przeprowadzić webinar, nie może być bardziej oczywista – należy tego dokonać w sposób jak najbardziej przystępny i atrakcyjny dla uczestników. Przygotowanie merytoryczne prelegenta nie dotyczy wyłącznie wiedzy. Prezentacja online znacznie różni się od możliwości fizycznego kontaktu ze słuchaczami. Osoba mówiąca powinna być świadoma wymogu płynności mówienia. Częste przerwy, zastanawianie się, nadużywanie przerywników, znacznie szybciej irytuje uczestników webinarów niż słuchaczy stacjonarnych. Poczucie zaangażowania osób wytwarzane jest m.in. przez możliwość zadawania pytań czy ankiet odnośnie do poglądu uczestników na określoną kwestię.
3. Działania promocyjne
Promocja webinaru odbywa się przeważnie w Internecie. Należy zadbać o stworzenie atrakcyjnych wizualnie materiałów marketingowych, okraszonych zachętą do wzięcia udziału w wydarzeniu. Tematyka webinaru musi być dokładnie opisana, z wykorzystaniem słów kluczowych funkcjonujących w danej branży. Idealnym rozwiązaniem byłoby stworzenie indywidualnego landing page, na którym organizator zamieści wszelkie informacje o webinarze. Kampanię promocyjną webinaru można prowadzić z zachowaniem wszelkich innych zasad e-marketingu. Dobrym pomysłem staje się wykorzystanie mediów społecznościowych. Zaletą webinaru jest możliwość dotarcia do uczestników z całej Polski, czego nie można nigdy powiedzieć o eventach stacjonarnych
4. Wybór właściwego oprogramowania oraz inne kwestie technologiczne
Jak zrobić płatny webinar? Jakie wybrać oświetlenie podczas kursu online? Czy sprzęt do webinarów kupować samemu, czy korzystać z usług firmy zewnętrznej? Jak dobrać tło do webinarów, aby dobrze prezentowało się w kamerze? Zacznijmy od kwestii oprogramowania. Istnieje kilka sprawdzonych narzędzi, dzięki którym w łatwy sposób przeprowadzimy szkolenie online. Wśród darmowych propozycji należy wymienić Google Hangout, które umożliwia przygotowanie webinaru dla niewielkiej grupy uczestników. W przypadku spotkań o większym zasięgu, warto pomyśleć o skorzystaniu z płatnych opcji, takich jak Click Meeting, Get Response, join.me czy Zoom.us. Wymienione rozwiązania wypełniają większość wymogów organizacyjnych dla webinarów, dlatego stanowią dobrą propozycję na start.
Infrastruktura technologiczna powinna obejmować wysokiej jakość sprzęt audiowizualny. Czysty dźwięk pozostaje tu dużo ważniejszy od samego obrazu. Obecne aparaty fotograficzne umożliwiają rejestrację obrazu w bardzo wysokiej jakości, jednak nie zapewniają takiej samej jakości dźwięku. Konieczne staje się posługiwanie mikrofonem zewnętrznym, umiejscowionym jak najbliżej osoby mówiącej. Tło do webinarów nie może kolidować z wizerunkiem prelegenta. Najlepiej sprawdzają się tutaj stonowane barwy, bez dodatkowego wzornictwa. Ogromną wagę niesie również właściwe oświetlenie podczas kursu online. Ostre światło prosto z kierunkowej żarówki lub bezpośrednich promieni słonecznych stanowi strefę zakazaną. Nie posiadając profesjonalnego systemu światła stałego, można posłużyć się rozproszonym, miękkim światłem zastanym. Znajdziemy je w pobliżu dużego okna, które działa jak softbox, lub w obszarze zacienionym.
5. Interakcja z uczestnikami
Ostatnim punktem staje się zagwarantowanie odpowiedniej interakcji prelegenta ze słuchaczami. Jeśli uczestnicy webinaru poczują się częścią społeczności i zostaną zainteresowani sposobem prezentacji materiału, ich koncentracja osiągnie zupełnie nowy poziom. Głównymi metodami na zaangażowanie słuchaczy okazuje się zadawanie pytań, prowadzenie testów sprawdzających wiedzę po zakończeniu głównych modułów, stosowanie pomocy multimedialnych, a także prowadzenie ankiet.
Bez odniesienia do potrzeb uczestników nie ma mowy o skutecznej aranżacji webinaru.
Wszelkie powyższe wskazówki stanowią dobry punkt odniesienia. Spełnienie wymogów sztuki organizowania webinarów wymaga wprawdzie wiele pracy, jednak owocuje w postaci zadowolonych użytkowników, których opinie szeptane stanowią najlepszą formę marketingu.