Dopięcie wszystkich elementów, które składają się na sukces organizacyjny dla wideokonferencji, stanowi wyzwanie dla wielu osób. W czasach pandemii ta forma spotkań biznesowych i edukacyjnych nabrała ogromnego znaczenia. Warto zatem przemyśleć kwestie planowania i obsługi technologicznej dla wydarzeń internetowych. Czym jest telekonferencja przez internet? Na co zwrócić uwagę podczas jej planowania? Czy event online daje możliwość interakcji i zaangażowania uczestników? Zapraszamy wszystkich zainteresowanych do lektury, w której odpowiemy na postawione pytania.
Telekonferencja online – jak wybrać platformę do transmisji?
Zacznijmy od kwestii technologicznych, bez których wideokonferencja online nie byłaby w ogóle możliwa. Platforma do transmisji to specjalistyczne oprogramowanie, pozwalające na streaming w czasie rzeczywistym materiałów audiowizualnych. Specyfikacja określa maksymalną rozdzielczość oraz bitrate przesyłanych materiałów. Organizacja konferencji online wymaga jednak dużo więcej niż tylko przesyłu suchych danych. Koniecznym elementem platformy do transmisji staje się także panel do komunikacji między uczestnikami, najczęściej w formie czatu online. Ważnym aspektem jest również system rejestracji i obsługi płatności, pozwalający na bezobsługowe dodawanie słuchaczy do wydarzenia. Opisując zagadnienie jak zorganizować konferencję online – system informatyczny niesie ze sobą także dodatkowe wyzwanie w postaci zapewnienia bezpieczeństwa przed nieuprawnionym dostępem osób z zewnątrz. Uczestnictwo w konferencji może być przyznane wyłącznie osobom, które opłaciły składkę lub spełniły inne wymogi doprecyzowane przez organizatora. Widać zatem, jak wiele wymagań stawianych jest przed platformą do obsługi wideokonferencji online. Wybór najlepszej propozycji musi być poprzedzony analizą funkcjonalności danej opcji.
Jak wygląda proces przygotowania konferencji audiowizualnej?
Organizacja konferencji online to nie tylko przygotowanie merytoryczne, o którym nawet nie będziemy wspominać ze względu na oczywistość tego wymogu. Event online rządzi się innymi prawami niż takie samo wydarzenie w formie stacjonarnej. Stanowi wyzwanie dla prelegentów, którzy zmuszeni są do mówienia do kamery. Zdolność koncentracji uczestników również pozostaje mocno ograniczona, wobec czego należy zapewnić odpowiednią dynamikę przekazywanych treści.
Pozytywny odbiór ze strony uczestników w dużej mierze zależy od estetyki prezentowanego obrazu. Należy zadbać o profesjonalne oświetlenie filmowe, tło, dobrą jakość wideo i dźwięku. Organizator wideokonferencji musi się upewnić, że prelegent jest w stanie obsłużyć platformę online bez niepotrzebnych potknięć. Wszelkie problemy techniczne, wynikające z braku wiedzy prelegenta o podstawowych kwestiach obsługi systemu, stają się niezwykle frustrujące dla uczestników. Nagrywając w domu, trzeba uczulić osobę mówiącą na wyciszenie niepożądanych dźwięków i właściwą aranżację przestrzeni. Decydując się na rozwiązanie, jakim jest wideokonferencja, jak zrobić najlepsze wrażenie mocno zależy od płynności przebiegu całego wydarzenia. Potknięcia takie jak niedziałający mikrofon, brak technicznych umiejętności prelegenta, kiepska jakość wideo, bardzo negatywnie wpływają na końcowe wrażenie użytkownika. Konieczne staje się przetestowanie każdego aspektu konferencji jeszcze przed jej rozpoczęciem.
Jak angażować uczestników w sposób zdalny, aby konferencja nie przerodziła się w monolog prelegenta?
Testy przyswojonej wiedzy oraz ankiety – to najczęstsze sposoby angażowania uczestników w trakcie wydarzenia. Warto wykorzystać moderowany czat do udostępnienia opcji zadawania pytań. Interakcja między uczestnikami pozwoli im poczuć się częścią większej społeczności, co będzie miało znaczny wpływ na ich końcową ocenę. Telekonferencja przez Internet nigdy nie zastąpi fizycznego kontaktu. Prelegent nie jest w stanie kontrolować otoczenia uczestników, które często obfituje w rozpraszacze. Dlatego tym większą wagę należy przykładać do ciekawej prezentacji treści oraz zagwarantowania słuchaczom bezpośredniego wpływu na przebieg wydarzenia, np. w postaci pytań do prelegenta.
Jakie występują podstawowe błędy organizatorów konferencji online?
Mając na uwadze powyższe sugestie, warto także uczyć się na błędach organizatorów, którzy nie mieli świadomości o negatywnym wpływie niektórych czynników na przebieg spotkania online. Wśród podstawowych błędów natury technicznej i organizacyjnej znajdują się:
– słaba jakość przesyłanego obrazu, wynikająca z nagrywania niskiej jakości sprzętem w warunkach domowych,
– wszelkie problemy techniczne w czasie konferencji, które mają potencjał do zdenerwowania uczestników już po upływie jednej minuty przerwy w transmisji,
– przekraczanie przewidywanego czasu trwania wydarzenia,
– organizacja konferencji o zbyt długim czasie trwania,
– brak atrakcyjnej prezentacji treści przez prelegenta.
– niedbałość o wygląd tła wirtualnego lub realnego, ….
Błędów tych możemy z łatwością uniknąć, wykonując pracę domową na etapie przygotowań. Indywidualni organizatorzy konferencji bardzo często korzystają z pomocy profesjonalnych firm. Takie rozwiązanie ma swoje uzasadnienie ekonomiczne; pozwala też skupić się na najważniejszym, czyli meritum oferowanego materiału. Konferencja online daje wiele możliwości w czasach pandemii, chociaż nie jest w stanie zastąpić eventu w formie tradycyjnej. Mimo tego, odpowiednia organizacja jest w stanie zapewnić znaczny sukces całemu przedsięwzięciu.