Istnieje kilka podstawowych błędów, które powodują, że organizacja eventów z góry skazana jest na porażkę. Nie stanowią one branżowej tajemnicy, a mimo to wciąż popełnia je wielu organizatorów. Dlaczego tak się dzieje? Otóż organizacja eventów to proces na tyle skomplikowany, że bez wiedzy praktycznej i doświadczenia bardzo trudno odnaleźć się w gąszczu czynników, jakie determinują końcowy sukces. Ilość pracy przygotowawczej, jaka musi być wykonana, często przekracza prognozy organizatorów, rodząc tym samym pośpiech i stres. A to najlepsze możliwe warunki do popełnienia błędu. Analizując najpopularniejsze błędy event może zostać ocalony od porażki, pozwalając tym samym na uniknięcie strat wizerunkowych i finansowych. W wielu przypadkach jednak to właśnie zewnętrzna firma eventowa powinna przejąć organizacyjne stery, pozwalając pomysłodawcy skupić się w 100% na merytorycznej stronie eventu.
Organizacja eventów – najczęstsze potknięcia
Fundamentem skutecznego eventu jest przygotowanie szczegółowego scenariusza. Dlatego błędem nr 1 stają się niedociągnięcia typu: brak sprecyzowanego celu i grupy odbiorców, brak harmonogramu wydarzeń, niedopasowanie godzin, nieadekwatne przerwy, słaba dynamika poszczególnych atrakcji. Na etapie scenariusza rozgrywa się przyszły kształt imprezy, dlatego należy go tworzyć z najwyższą dokładnością.
Błąd nr 2 dotyczy wyboru niewłaściwego miejsca na organizację eventu. Zbyt mało przestrzeni, zbyt niski standard, brak możliwości podłączenia odpowiedniego oświetlenia, słaba obsługa techniczna, brak w pobliżu infrastruktury hotelowej czy gastronomicznej – to wszystko ma duży potencjał, aby sprawić, że event zakończy się całkowitą porażką.
W kategorii organizacja eventów błędy nr 3 dotyczą słabych działań promocyjnych, które inaczej mogłyby zagwarantować zainteresowanie znacznie większej liczby osób. Podczas działań takich jak organizacja eventów błędy w prowadzeniu kampanii promocyjnej mogą skutkować całkowitym niepowodzeniem. Sfera marketingu jest na tyle obszerna, że łatwo tutaj o pomyłkę, wynikającą z braku doświadczenia.
Błąd nr 4 polega na niezapewnieniu dobrego cateringu lub infrastruktury gastronomicznej. Każdy event wymaga, aby potrzeby uczestników zostały zaspokojone bez konieczności poświęcenia przez nich długiego czasu na oczekiwanie.
Analizując najpopularniejsze błędy event jawi się jako mix wielu ukierunkowanych działań, które muszą ze sobą współgrać. Ostatni błąd nr 5, wymieniany bardzo często w opiniach uczestników, dotyczy nieprzygotowanych atrakcji bądź takich, które swoją tematyką nie trafiają w gusta odbiorców. Wracamy zatem do punktu nr 1, w którym należy określić grupę odbiorców i personalizować całe wydarzenie pod ich oczekiwania.
Atrakcje eventowe, które zawsze się sprawdzają, wymagają czynnego zaangażowania uczestników. Ich przygotowanie wymaga więcej wysiłku, ale pozwala na doskonałą integrację, co odbije się pozytywnym echem na całym przedsięwzięciu.
Organizacja eventu – błędy, których można uniknąć zatrudniając odpowiednią firmę
Firma eventowa ma narzędzia, wiedzę i doświadczenie w organizacji imprez różnego typu. Skorzystanie z profesjonalnej pomocy w organizacji eventów gwarantuje nie tylko bezproblemowy przebieg wydarzenia, ale jest także opłacalne cenowo. Eliminacja błędów już na etapie przygotowań pozwala na znaczne oszczędności czasu i pieniędzy, co samo w sobie stanowi dobrą rekomendację dla usług firmy eventowej.