Miejsce, w którym odbywa się konferencja naukowa, spotkanie biznesowe czy ważne szkolenie, ma olbrzymie znaczenie przy dobraniu odpowiedniego osprzętu, wystroju i scenografii. Oczywiście duży wpływ ma także wielkość pomieszczenia. Powinno ono odpowiadać liczbie uczestników. Zbyt duża przestrzeń wywołuje poczucie zagubienia – wówczas ciężko o niezakłóconą komunikację. Zbyt mała sala natomiast sprawia wrażenie przygniecenia, duszności, co również nie służy uczestnikom zebrania. Równie istotne jest właściwe wyposażenie sali konferencyjnej. Jak powinna wyglądać sala konferencyjna, która zapewni idealne warunki?
Przygotowanie sali konferencyjnej – zadbaj o miejsce sprzyjające komunikacji
Wiele osób planujących przeprowadzić ważne wydarzenie biznesowe ogranicza się jedynie do wynajęcia pomieszczenia. To błąd. Zawsze trzeba je zaadaptować odpowiednio do potrzeb. Firmy, które udostępniają takie wnętrza, dbają o to, by niczego w nich nie zabrakło. Tak najczęściej wygląda wyposażenie sali konferencyjnej w hotelu. Właściciele takich obiektów stawiają na profesjonalizm i chcą, by ich sale były uniwersalne. To oczywiście duży plus, ale często oznacza to również nagromadzenie licznych przedmiotów, które nie będą potrzebne w trakcie spotkania. Przygotowanie sali konferencyjnej przez organizatora powinno zatem uwzględniać analizę dotyczącą przydatności poszczególnych sprzętów i usunięciu tych zbędnych.
Bywają sytuacje, w których nadmiar szkodzi. Jest to szczególnie ważne w przypadku szkoleń. Istotne, by w sali nie znajdowały się „rozpraszacze”, które odwrócą uwagę słuchaczy i negatywnie wpłyną na ich możliwości percepcyjne.
Nowoczesne wyposażenie sali konferencyjnej
Warto brać uwagę jedynie pomieszczenia, w których znajduje się nowoczesne wyposażenie sali konferencyjnej. Chodzi głównie o urządzenia multimedialne, które pozwalają na uzupełnianie wystąpienia np. filmami, prezentacjami czy pokazem slajdów, a także o odpowiednie umeblowanie i dostosowanie optymalnej temperatury dla komfortu zebranych.
Rzutnik
Nie może zatem zabraknąć rzutników i ekranów, które będą zainstalowane i podłączone na stałe. Powinny one wysuwać się automatycznie po naciśnięciu pilota. Najgorsze, co może spotkać uczestników szkolenia czy biznesowego wykładu, to długotrwałe męczenie się gospodarza spotkania z wpinaniem kabli.
Włączniki światła powinny również działać zdalnie. Dzięki temu można szybko włączyć i wyłączyć światło (np. podczas odtwarzania filmu dla lepszej widoczności) w zależności od potrzeb, bez uciążliwego podchodzenia do ściany i rozpraszania zebranych.
W pomieszczeniu powinna znajdować się infrastruktura umożliwiająca podłączenie laptopów oraz przenośnych nośników pamięci (pendrive, dysk zewnętrzny). W przypadku dużych sal, które przeznaczone są do prowadzenia konferencji dla licznych gości, idealnie, gdy przy stolikach znajdą się słuchawki gwarantujące właściwy odbiór prelegenta nawet z oddali.
Umeblowanie
Meble (stoliki, biurka, szafki itp.) powinny być ustawione w pewnym logicznym porządku. Należy zachować symetrię, która sprzyja skupieniu. Chaos rozprasza, trzeba więc zadbać o harmonię.
Klimatyzacja
Na koniec warto dodać, że niezbędne wyposażenie sali konferencyjnej to klimatyzacja. Umożliwia ona uzyskanie idealnej temperatury. Dzięki temu uczestnicy ani nie zmarzną, ani nie przegrzeją się. Dobrze sprawdza się stosowanie także odświeżaczy powietrza. Ładny zapach zawsze umila spotkania. Niezwykle istotne w każdym przypadku jest zachowanie umiaru.